Cómo enviar por correo y registrar electrónicamente las escrituras

Formularios de Impuestos de Transferencia

Grabación para correo:

Orientación temporal para ciertos documentos:

  1. Requisito legal de registro de vencimiento (gravamen mecánico, corte juicio, UCC o ordenanza), o
  2. Si tiene un Instrumento de Transferencia por Muerte.

Por favor, durante la noche a través de un transportista comercial o entrega (¡NO envíe a través de la restricción de firma!):

Oficina del Secretario del Condado de Cook – División de Grabaciones
ATTN: (inserte el tipo de documento: UCC, Instrumento de Transferencia por Fallecimiento, Gravámenes, etc.)
118 N. Clark St., Sala 120
Chicago, IL 60602-1387


#1 - Dónde enviar sus documentos 

Puede enviar por correo su(s) documento(s) y pago a: 

Oficina Del Secretario Del Condado De Cook
División de Grabación
118 N. Clark St., Sala 120
Chicago, IL 60602


#2 - Se requiere información básica en los documentos 

Nota: Su documento puede cumplir con todos los requisitos básicos de registro y ser registrado, sin embargo, si los documentos cumplen con los requisitos legales o legal requisitos son responsabilidad exclusiva del declarante.  

Los documentos relacionados con bienes raíces deben tener:

  • Nombre completo y dirección del preparador de documentos
  • Descripción legal completa de la propiedad (excluyendo la cesión de intereses finales ("ABI"))
  • Número de Impuesto a la Propiedad (PIN) (excluyendo ABIs)
  • Dirección de la propiedad
  • Dirección del documento "Enviar por correo"

Cualquier escritura (Renuncia a Reclamo / Garantía / Etc.) también debe tener:

  • Declaraciones y timbres de impuestos de transferencia de la ciudad/estado/condado o exenciones de impuestos de transferencia (consulte con el local ciudad/pueblo donde se encuentra la propiedad para requisitos.  
  • Nombre completo y domicilio del (los) concesionario (s) en la escritura
  • Declaración jurada del otorgante/concesionario (transferencias exentas y transferencias MyDec)
  • Nombre y domicilio para futuros envíos de proyecto de ley de impuestos

Toda Escritura de Hipoteca y Fideicomiso debe tener:

  • Certificado de Exención o Cumplimiento de Préstamos Anti-Predatorios del Estado de Illinois (www.ilapld.com)

Documentos Judiciales (Sentencias/Órdenes)

  • Enviar una copia certificada


#3 - Formato del documento

Documento estándar diseño requisitos (55 ILCS 5/4-12002)

  • El documento constará de una o más hojas individuales que midan 8.5 pulgadas por 11 pulgadas, no encuadernadas permanentemente y no un forma continuo. Las pantallas gráficas que acompañan a un documento que se registrará que las iniciativas de ley de hasta 11 pulgadas por por 17 pulgadas se registrarán sin cobrar una carga adicional.
  • El documento deberá estar impreso de forma legible en tinta negra, por mano, tipo o computadora. Las firmas y las fechas pueden estar en colores contrastantes [ejemplo: azul] si se reproducen con claridad. (Tenga en cuenta que la tinta roja no se reproduce claramente).
  • El documento deberá estar en papel blanco de no menos de 20 libras de peso y deberá tener un margen limpio de al menos media pulgada en la parte superior, inferior y en cada lado. Los márgenes solo se pueden usar para anotaciones no esenciales que no afecten la validez del documento, incluidos, entre pero otros, números de forma, números de página y anotaciones de clientes, entre otros, números de.
  • La primera página del documento deberá contener un espacio en blanco, que mida al menos 3 pulgadas por 5 pulgadas, desde la esquina superior derecha.*
  • El documento no deberá tener ningún archivo adjunto grapado o adherido de otra manera a ninguna página.

Un documento que no se ajuste a estas normas no se registrará excepto después del pago de los cargos adicionales requeridos en virtud de este párrafo. A cualquier instrumento que no se ajuste a las siguientes normas se le cobrará un cargo adicional, por un monto igual al cargo dispuesto por la ley, para el registro de un documento (que no sea un documento presentado bajo la Ley Plat o el Código Comercial Uniforme).


#4 - ¿Cuáles son las tarifas de grabación?

cookcountyclerkil.gov/RecordingFees


#5 - Prohibición general de grabaciones

Una grabación que afecte a más de un PIN solo se aceptará cuando no más de diez propiedades estén afectadas.  Se requerirán múltiples grabaciones cuando se vean afectadas más de diez propiedades. La Oficina del Secretario no acepta presentaciones generales.  



Para la grabación de archivos electrónicos (E-Recording):

Nota: Seleccione correctamente TODI en su menú de archivo electrónico. La transferencia en Death Instruments tiene un cargo fijo de $ 50. Seleccionar el documento incorrecto para un instrumento de transferencia por fallecimiento puede provocar retrasos innecesarios en la grabación.

#1 - Regístrese con una empresa remitente

IMPORTANTE: Si solo tiene un documento para registrar, es probable que sea más fácil registrarlo en persona, ya que nuestro proceso requiere el uso de múltiples aplicaciones de software y una cuenta con un remitente externo del partido político (ver más abajo).

Si actualmente no está grabando electrónicamente con el Condado de Cook, deberá crear una cuenta con una empresa remitente aprobada, que incluye: Simplifile; Red de Socios de Grabación Electrónica (ePN, por sus siglas en inglés) o CSC. Haga clic aquí para más información.

El primer paso es ponerse en contacto con una empresa "remitente" que es requerida por nuestro software: esas empresas son:

Esta no es una lista de proveedores "preferidos", sino más pero una lista completa de todas las empresas remitentes configuradas para trabajar con la Oficina del Secretario.

Haga clic aquí para una lista de documentos que NO PUEDEN ser grabados electrónicamente.

Tenga en cuenta que actualmente existen dos estándares de elegibilidad para la grabación electrónica, en función de si planea registrar electrónicamente las escrituras / transferencias con consideración o no. En este momento, solo las compañías de títulos pueden registrar electrónicamente las escrituras / transferencias con consideración; El registro electrónico de escrituras totalmente exentas y documentos que no son de transmisión, como hipotecas, cesiones y liberaciones, está abierto a cualquier entidad que cumpla con los requisitos básicos de registro y los requisitos de registro electrónico. Haga clic aquí para más información.


#2 - Asegúrate de que puedes obtener timbres fiscales

Antes de enviar electrónicamente cualquier escritura con consideración directamente, debe obtener aprobación contractuales como autorizador de timbres, y una cuenta MyDec correspondiente de la Agencia de Liquidación, del Departamento de Ingresos del Estado de Illinois. Se trata de un requisito para registrar electrónicamente las escrituras y los traspasos en los que se adeuda el impuesto sobre transmisiones patrimoniales. Una vez que esté aprobado y pueda transmitir diariamente los impuestos de transferencia adeudados por ACH a la Oficina del Secretario, será elegible para registrar electrónicamente las escrituras con consideración.

En pocas palabras, un "autorizador de sellos" ha recibido permiso para registrar escrituras en lugar del pago inmediato de los impuestos de transferencia de bienes raíces, siempre y cuando el monto diario total de impuestos adeudados se pague a la Oficina del Secretario en un tiempo razonable.

Más información sobre los distintos tipos de cuentas aquí:

https://mytax.illinois.gov/MyDec/_/
http://tax.illinois.gov/MyDec/Help.htm

Las restricciones de la cuenta anteriores no están vigentes para el registro electrónico de documentos que no son de transmisión, como hipotecas, gravámenes y liberaciones, o escrituras totalmente exentas.


#3 - Proceso para presentar electrónicamente

En resumen, el proceso funciona así:

  • La compañía de títulos / abogado / usuario crea sus PTAX / Declaraciones en MyDec, asegurando que toda la información sea precisa. (NOTA: Consulte la lista de verificación de grabación electrónica a continuación para información necesita confirmación).

Para el soporte de MyDec: Llame al 1-844-445-1114.

  • La compañía de título / abogado / usuario luego transmite el número de identificación de declaración único con su presentación a través de su remitente; asegúrese de que su remitente / proveedor esté configurado con eRX para transmitir esta información. (IMPORTANTE: ya no es necesario adjuntar una copia escaneada de MyDec o PTAX y enviarla con la imagen del documento. A partir de ahora, cualquier prueba que se reciba con una imagen del documento se registrará y se le cobrará como una página. Los reembolsos o regrabaciones no se procesarán para errores como este).

Para soporte de grabación electrónica, trabaje con su proveedor / remitente

  • El personal de la Oficina del Secretario utiliza ese ID de declaración para acceder a los formularios PTAX para ese documento; verifica que el PTAX es correcto; verifica que se cumplan todos los requisitos de grabación básicos y habituales para el documento (NOTA: Consulte la Lista de verificación de grabación electrónica a continuación para información necesita confirmación); y luego acepta tanto la escritura como las declaraciones.
  • Tras la aceptación, la Oficina del Secretario colocará electrónicamente la información del sello de transferencia en el espacio en blanco reservado para nuestro uso, como se muestra en la imagen a continuación, haciendo innecesarias las pegatinas o sellos adhesivos. (NOTA: Este es un cambio estatutario relativamente nuevo: Estado de Illinois 35 ILCS 200/31-15 – Recaudación de impuestos del Condado de Cook Sec. 74-101.)
  • A continuación, el sistema le devolverá las grabaciones como de costumbre.

Este es un ejemplo de cómo se verán los indicios con timbres fiscales digitales:

stamp with digital revenue

 
#4 - Pautas

Al enviar escrituras electrónicamente, usted acepta las siguientes pautas:

  • Para registrar electrónicamente todas las escrituras con el Condado de Cook, su empresa debe ser un usuario de MyDec y tener un acuerdo con un "remitente" de grabación electrónica aprobado por el Condado.
  • Además, debe ser autorizado previamente por la Ciudad de Chicago y el Condado de Cook para que pueda autorizar los sellos antes de comprarlos. Se requieren transferencias ACH por el final del día para todos los sellos utilizados en ese día de registro. Para obtener más información sobre este proceso, visite http://tax.illinois.gov/LocalGovernment/PropertyTax – Si tiene más preguntas sobre este artículo, llame al: 1-844-445-1114 o Email [email protected]
  • Usted entiende que el retraso o la falta de pago de los ingresos por estampillas a la Oficina del Secretario puede resultar en la suspensión del acceso a la grabación electrónica. Esto generalmente se maneja por su remitente.
  • Usted entiende que debido a que se requieren descripciones legales en los formularios PTAX, y que debido a que la configuración de MyDec no permite archivos adjuntos de imágenes, no puede simplemente poner SEE ATTACHED en el cuadro de descripción legal en MyDec. El legal completo debe ingresarse como texto (o copiar / pegar de una descripción legal existente archivada) en ese campo MyDec para que pueda enviarse a la Oficina del Secretario. Si no vemos lo legal en la forma de texto, se rechazará la declaración, la escritura y toda la carga útil. Tenga también nota que escanear una copia impresa de confirmación de MyDec y enviarla con su documento hará que esa página se registre y se cobre como una página.
  • Debe cumplir con todos los municipal requisitos, como los sellos de municipal y la obtención de certificaciones de agua antes de la presentación. Nuestro sistema de registro electrónico no está configurado para usted para enviar copias de certificaciones no registradas, por lo que es importante que coloque cualquier sello local en su escritura antes de escanear, ya que trataremos la presencia de estos sellos como evidencia de que se cumplieron municipal requisitos. Si un municipio solo provee páginas certificación no grabables (no sello o calcomanía), entonces es su responsabilidad asegurarse de que se cumplieron local requisitos antes de enviarlo. Todo lo que se envíe como parte del archivo de imagen del documento se archivará públicamente y se cobrará como una página.
  • Su remitente de la grabación electrónica debe tener su software configurado para permitirle enviarnos el ID de la declaración con cada documento.
  • Usted acepta corregir cualquier asunto que causó el rechazo antes de volver a enviar los documentos que fueron rechazados. Si el documento no es apto para la grabación electrónica, debe registrar el original en el mostrador.
  • También acepta que si un documento se acepta erróneamente cuando debería haber sido rechazado, esto no debe considerarse un cambio político.
  • Usted entiende que estas pautas pueden cambiar o modificarse, y si es así, la Oficina del Secretario le notificará por escrito.


#5 - Lista de verificación de grabación electrónica de la oficina del secretario

Confirme que todas las siguientes tareas se han completado antes de cada envío. Para una lista más detallada de los requisitos de grabación y los requisitos de grabación electrónica en el Condado de Cook, haga clic aquí para obtener más información.

Descargo de responsabilidad: además de las tareas enumeradas a continuación, los remitentes también están obligados a seguir cualquier requisito de registro adicional que no se enumere explícitamente aquí.

  • El nombre y el domicilio de la persona que preparó el instrumento deben figurar en el documento.
  • Compre los sellos de ingresos de My Dec antes de enviar el documento al sistema de registro electrónico (estado, condado) (ciudad de Chicago y otros municipios, si corresponde)
  • ¿Cumple el traspaso con el requisitos para de los municipios que registran el impuesto de transferencia o el impuesto de transferencia exenciones?
  • Idioma de transferencia exento (si corresponde) en el traspaso. Ejemplo: "Exento bajo la Ley de Transferencia de Bienes Inmuebles Impuesto 35 ILCS 200/31-45 sub par ___ y Condado de Cook Ord. 93-O-27 par __    Signature_____________   Date__________________".
  • Descripción legal completa escrita (o copiada / pegada) en el campo legal en MyDec tal como aparece en el instrumento.
  • La información de MyDec (nombre, dirección de la propiedad, número PIN, descripción legal) debe coincidir con la información del instrumento.
  • Propiedad relacionada con "Condado de Cook" solamente.
  • El sello y la firma del notario deben ser visibles en el instrumento.
  • Firmas del otorgante en la escritura.
  • Declaración jurada del otorgante/concesionario (si corresponde).
  • No se envían páginas innecesarias con la imagen del documento.
  • El instrumento indica "información de envío de proyectos de ley fiscales" y el nombre y domicilio de los concesionarios de acuerdo con "765 ILCS 5/9 & 10".
  • El documento se escanea claramente solo como TIFF, es legible y todo el texto tiene una fuente de al menos 10 puntos.

Para general preguntas sobre cómo comenzar, envíe un Email a [email protected] con "E-Recording" en el asunto.